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Utilizzare le board per organizzare il lavoro

Bentornati a tutti. Nella scorsa puntata abbiamo parlato di story point. Oggi vorrei parlarvi di uno degli strumenti più potenti nella gestione Agile dei progetti: le board. Nella gestione Agile, quello che potenzia realmente il vostro lavoro non sono le regole, ma gli strumenti, e forse il più grande strumento che possiate utilizzare sono le board. Ragazzi, il fatto che voi e tutto il team possiate visualizzare il lavoro è una cosa potentissima. Io sono Giuseppe Spezzano, e qui parliamo di gestione Agile dei progetti software e di consigli utili per migliorare l'operatività del vostro lavoro.

Le board sono uno strumento fondamentale per visualizzare il lavoro che rimane da fare per il completamento del progetto. Sono la prima cosa da imparare ad utilizzare non solo per organizzare il lavoro del team, ma anche per organizzare il vostro lavoro personale. Il primo consiglio è: iniziate sin da subito ad utilizzare una board per il vostro lavoro e fatelo nella sua forma più semplice.

Io ormai utilizzo soltanto board software, ma perché non iniziare con una board reale? Prendete una lavagnetta e attaccatela sul muro del vostro ufficio. Anzi, no, ancora meglio, usate il muro stesso. Se vi va, perché non dipingere una parte della parete con quelle pitture impermeabili, quelle che spesso vengono usate negli asili per far dipingere i bambini sulle pareti? In questo modo l'intera parete della stanza in cui lavorate, in cui lavora tutto il team, diventerà la vostra board.

La forma più semplice di una board è la seguente: dividete la vostra board in due colonne e sul titolo di ogni colonna scrivete "To Do" e "Done". Ma io onestamente vi consiglio di iniziare sin da subito con qualcosa di un pizzico più complicato. Parliamoci chiaro, siamo adulti, possiamo farcela. Prima di tutto, iniziate ad utilizzare una board che sarà dedicata ad ogni progetto. La board dovrebbe essere composta da tre colonne i cui titoli sono: "Backlog", "To Do" e "Done".

Nella sezione "Backlog" andate ad inserire tutto quello che vi passa per la testa sulle attività che vorreste fare o che dovete fare per portare a termine il vostro progetto. Questa sarà la vostra scatola delle attività e dovete inserire le attività senza date e senza scadenze. Attenzione però, non dovete vedere il backlog come qualcosa di immutabile, qualcosa da pianificare all'inizio del progetto e poi da lasciare invariato. No, il backlog è qualcosa di plasmabile, mutabile, che evolve e migliora nel tempo.

Dunque, una volta riempito il backlog, avremo tutto il necessario per cominciare. A questo punto, ogni mattina la prima cosa da fare sarà andare a leggere tutte le attività contenute nel backlog ed ordinarle per ordine di importanza. Potete scommetterci, non tutte le attività sono importanti allo stesso modo. Ognuna di quelle attività ha un valore diverso per voi, per il vostro cliente o per il progetto. Per esercizio, vi invito a riflettere sul valore che ognuna di quelle attività porta a fine giornata al vostro cliente o alla vostra azienda. In questo modo vi verrà più semplice ordinare il backlog per priorità. Naturalmente, le attività che portano più valore alla vostra azienda o al vostro cliente sono quelle prioritarie e dovete portarle in cima al backlog. Il backlog in questo modo diventerà una lista ordinata dall'alto verso il basso per ordine di importanza.

Questo tipo di lavoro va fatto ogni mattina perché da un giorno all'altro le priorità possono cambiare. Ad un certo punto della mattina, ad esempio, può succedere che vi arrivi una soffiata che un certo cliente sia proprio alla ricerca del software che state producendo e allora il giorno dopo diventerà prioritario trovare il contatto di questo cliente e cercare di fissare un appuntamento. Oppure, ad un certo punto del progetto, durante l'incontro con il cliente per cui state sviluppando quel software, potreste scoprire che quelle funzionalità su cui state lavorando in questo periodo potrebbero subire delle modifiche oppure che il software dovrà elaborare una serie di parametri in maniera diversa. Questo perché il cliente in quel momento ha necessità di fare quel tipo di modifiche. Provate a dirmi che a nessuno di voi è mai capitato che un cliente volesse cambiare i requisiti in corsa durante un progetto oppure che dall'alto non vi cadesse un'attività che diventa prioritaria e che da risolvere il prima possibile. Dai, lo sappiamo, capita sempre. Certo, non aspettatevi che tutte le mattine le priorità cambieranno, probabilmente per un certo periodo rimarranno invariate. Ad ogni modo, scoprirete che un cambio di priorità succede più spesso di quanto voi non pensiate. Per questo prendete la buona abitudine di rivedere il vostro backlog ogni mattina.

Più avanti, man mano che si diventerà più pratici con questa tecnica e magari una volta che si inizierà a seguire il lavoro di un team, andremo a fare questo tipo di attività una o due volte a settimana. A questo punto, ogni mattina, dopo aver revisionato il valore di ogni attività ed ordinato dall'alto verso il basso in ordine decrescente di priorità, non dovremo far altro che scegliere la prima attività in cima al nostro backlog e quella sarà la nostra attività da portare a termine entro fine giornata. Sceglietene una, o se vi sentite sicuri, prendetene due. Fate passare a questo punto queste attività dalla sezione "Backlog" alla sezione "To Do". Quelle sono le attività da fare. A questo punto, trasferire le attività da "To Do" a "Done" diventerà il vostro obiettivo. Mi raccomando, cascasse il mondo, dovete portare in "Done" le attività selezionate la mattina. Questa è l'unica regola da rispettare: l'obiettivo numero uno della vostra giornata. Tutto il resto lasciatelo da parte, può aspettare e tornerà ad essere preso eventualmente il giorno successivo. Limitate l'accesso alle mail a due volte al giorno: dedicate un'ora la mattina e un'ora la sera alle telefonate e fatelo sapere a tutti i vostri collaboratori. Limiterete così le interruzioni. Tutte le cose che nasceranno da fare durante quella giornata, scrivetele nel backlog e il giorno dopo naturalmente ordinatele per priorità. Dopo aver deciso su cosa lavorare in quella specifica giornata, il piano non deve cambiare. Pensateci, sono solo otto ore, non è così difficile se limitate le interruzioni inutili.

Bene, questo è uno dei framework Agile più semplici che possiate utilizzare e funziona bene per organizzare il lavoro personale. Utilizzare le board per organizzare il lavoro è davvero alla portata di tutti, quindi anche se non lavori nella produzione software, anche se non hai mai sentito parlare di Agile, anche se non hai mai sentito parlare di Scrum, prova a seguirlo e fammi sapere che cosa ne pensi. Sono molto curioso e se qualcuno di voi utilizza qualche framework particolare per organizzare il lavoro personale, fatemelo sapere, scrivetelo nei commenti.

Quello che ho appena raccontato non ha nulla a che fare con Scrum o con Kanban, ma se sei nuovo a questo mondo è un esercizio perfetto per iniziare a visualizzare il lavoro e introdurti al mondo delle board e delle metodologie Agile.

Bene, ci sarebbero tante altre cose di cui parlare, ma per adesso fermiamoci qui. Se ti è piaciuto questo post, lascia un commento e condividi le tue esperienze. Per adesso è tutto, ci vediamo al prossimo post. Fino ad allora, ricordate: keep it simple.



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